Privacy Notice


1.    INTRODUCTION

 

International School of Europe s.r.l. is registered as Camera di Commercio di Milano Monza Brianza LODI Registered Office via Manfredo Camperio 14, 20123 Milano (MI) Italy – Fiscal code 12932001006

International School of Europe s.r.l. takes data protection and our responsibilities to correctly and lawfully treat personal data as a data controller seriously. We are committed to complying with legal obligations and practicing industry standards when collecting, processing and storing personal data. 

This privacy notice provides detailed information about how we treat information that you provide to us. Our Data Protection Officer can be contacted by email on dataprivacy@internationalschoolofeurope.it if you have any queries regarding your personal data.

2.    TYPES OF PERSONAL DATA WE PROCESS

 

We process personal data about prospective, current and past: pupils and their parents; staff, suppliers and contractors; donors, friends and supporters; and other individuals connected to or visiting International School of Europe s.r.l.

The personal data we collect, process and store will be personally identifiable information related to pupils and their parents, staff, suppliers and contractors, donors, friends and supporters. The personal data processed includes recorded information that is true and correct and/or video and photographic images about an individual. Information such as;

  • names, addresses, telephone numbers, e-mail addresses and other contact details;
  • family details;
  • admissions, academic, disciplinary and other education related records, information about special educational needs, references, examination scripts and marks;
  • education and employment data;
  • images, audio and video recordings;
  • financial information;
  • schools previously attended.

 

Other types of data we collect, process and store is protected health information, criminal record information and other sensitive information related to an individual. Information such as;

 

  • information about health status or provision of health care linked to a specific individual;
  • information about criminal records linked to a specific individual;
  • biometric information;
  • religion

3.    HOW WE COLLECT AND PROCESS PERSONAL DATA

 

International School of Europe s.r.l. collects information in several ways, including:

  • in person and over the phone: from students and their family, staff, volunteers, visitors, job applicants and others;
  • from electronic and paper documentation: including job applications, emails, invoices, enrolment forms, letters to our school, consent forms, our school’s website or school-controlled social media;
  • through online tools: such as apps and other software used by our school;
  • through any CCTV cameras located at our school;
  • through third parties, such as referees, previous schools, professionals or authorities working with the individual
  • through publicly available resources

Our school has a Data Protection Standard in place to oversee the effective and secure processing of your personal data. We have policies around the use of technology and devices, and access to school systems. We try to ensure that all personal data held in relation to an individual is as up to date and accurate as possible.

Your Data processing will be carried out in accordance with GDPR.

In particular, your Data will be processed in accordance with the principles of lawfulness, fairness and transparency. Data will be processed in an adequate, relevant and limited way to what is necessary in relation to the proper execution of the employment.

Processing will be carried out with manual and/or paper and/or automated methods and with proper equipment, as far as it is reasonable and given the state of the art, to ensure the appropriate security and confidentiality by means of proper procedures avoiding, inter alia, the risk of loss of, or unauthorized access to, personal data.

In particular, the processing will be carried out:

  • by means of paper and electronic documentation;
  • by subjects properly authorized to perform such tasks, adequately informed and updated about GDPR provisions;
  • in order to avoid or reduce at the minimum level the risks: (i) of Data destruction or loss, even accidentally, (ii) of unauthorized access, (iii) of a non-allowed processing or a processing not in compliance with the purposes of article 5 below;

in compliance with the legal limits set forth by the Italian Law n. 300/1970 (i.e.Statuto dei lavoratori”).  

 

 

4.    PURPOSES FOR WHICH WE PROCESS PERSONAL DATA 

 

International School of Europe s.r.l. processes personal data to lawfully and legitimately support the school’s operation as an independent school. Our school collects information about students and their families when necessary to:

  • select and admit students;
  • educate students;
  • administer pupils’ entries to public examinations;
  • provide academic reporting upon each student and publishing of results;
  • provide references for current and past pupils;
  • support students’ social and emotional wellbeing, and health;
  • support operational management of the school including administration of pupil records; the administration of invoices, fees and accounts; the management of the school’s property; the management of security and safety arrangements (including the use of CCTV in accordance with our CCTV Policies and monitoring of the school’s IT and communications systems in accordance with our Acceptable Use Policy); management planning and forecasting; research and statistical analysis; the administration and implementation of the school’s rules and policies for pupils and staff; the maintenance of historic archives and other operational purposes;
  • fulfil legal requirements;
  • take reasonable steps to reduce the risk of reasonably foreseeable harm to students, staff and visitors (duty of care);
  • make reasonable adjustments and support for students with special needs;
  • provide a safe and secure working and school environment;
  • communicate with parents about students’ schooling matters and celebrate the efforts and achievements of students;
  • maintain the good order and management of our school 
  • promote the school on our school’s website or school-controlled social media, the school prospectus and other publications and communications conducted by the school

 

Our school collects information about staff, prospective staff and contractors when necessary for:

  • the administration of staff records;
  • the recruitment of staff;
  • the engagement of contractors;
  • administration of payroll, pensions and sick leave;
  • staff appraisal;
  • disciplinary procedures;
  • administration of human resources records;
  • providing references

 

5.    HOW LONG DO WE KEEP PERSONAL DATA

We retain personal data only for a legitimate and lawful reason and only for so long as necessary or required by law. Our Data Protection Officer can be contacted by email on dataprivacy@internationalschoolofeurope.it if you have any queries regarding the retention of your personal data.
 
6.    YOUR RIGHTS

Under Data Protection Law you have rights regarding the collection, processing and storage of your personal data. These rights are, however, subject to certain exemptions and limitations.

You have the right to:

  • access and understand the personal data we hold about you;
  • access and understand the personal data we hold about your child;
  • ask for the personal data we hold about you and/or your child to be erased (this is with limitations and exceptions as we may have lawful reason to hold such data);
  • ask for the personal data we hold about you and/or your child to be amended;
  • ask us to stop processing such data (this is with limitations and exceptions as we may have lawful reason to process such data);
  • withdraw consent to process your personal data or your child’s personal data (this is with limitations and exceptions as we may have lawful reason to process such data regardless of consent)

 

Our Data Protection Officer can be contacted by email on dataprivacy@internationalschoolofeurope.it if you have any queries regarding your rights. Any request for data we store and process about you must be completed in writing.

7.    SUBJECT ACCESS REQUESTS

Under Data Protection Law you have the right to request information or request to delete information we store about you and/or your child without incurring costs. We are only obligated to provide information that is related to you and your child (depending on legal custody). Parents can request data on behalf of their child, however, depending on their age, a student can also submit a Subject Access Request form to obtain their own data. Access to personal data belonging to your child may require the child’s consent if the child is old enough to understand the implications of such a request. Any data access request is, however, subject to certain exemptions, limitations or contractual obligations. Data belonging to or identifying other individuals is exempt from right of access and will be subject to legal privilege. We cannot disclose confidential information related to the purpose of providing education, examinations or supplying examination scripts to external bodies. We cannot disclose confidential information on any of our staff.

Any request for data we store and process about you or your child must be completed in writing. The Subject Access Request form can be obtained from our Data Protection Officer by email on dataprivacy@internationalschoolofeurope.it. Data Protection Law allows us to respond to any such written requests within one calendar month. Excessive requests or simultaneous requests for the same information may incur an administration fee or be refused where Data Protection Law allows us to do so.

8.    CONSENT

Under Data Protection Law we are required to obtain consent to process an individual’s personal data. This is with limitations and exceptions as we may have lawful and legitimate reasons to process such data to support the school’s operation as an independent school or fulfil contractual or legal obligations, regardless of consent. When our school collects information about you, our school takes reasonable steps to advise you of certain matters. This includes the purpose of the collection, and how to access, update and correct information held about you. For information about students and their families, a consent form is provided to parents (or mature students) upon enrolment. In some cases, we may send out separate consent requests using:

 

  • paper-based consent forms;
  • electronic consent forms;
  • digital applications to obtain consent

 

9.    PRIVACY NOTICE UPDATES

International School of Europe s.r.l. will update this Privacy Notice from time to time. Any substantial changes that affect how we process your personal data will be notified on our website. If required we will also notify you directly. This Privacy Notice should be read in conjunction with other school policies and any contract terms and conditions.

10.    COMPLAINTS

In order to enforce your rights, you can send at any time a request indicating in the subject “privacy – exercise of the Privacy rights”:

It is understood that, should the request for access be filed by means of electronic media, the information can be provided in a commonly used electronic format.

Finally, we would inform you that if you consider that your data have been infringed by the Controller, the Data Protection Officer, a Responsible, an Officer or a third party, you can complain to the Privacy Guarantor and/or any other competent authority under GDPR.

11.    COOKIES POLICY

InspirED use cookies on our websites to provide enhanced functionality and improve the user experience. Cookies are small data files that are sent from our website to your computer or mobile phone. They are stored on the hard drive of your device. Some are stored just for the duration of your visit to the website, others are stored for much longer periods. If you'd like to learn more about cookies in general, we recommend the About Cookies website http://www.aboutcookies.org.uk/

 

The InspirED website does not uses cookies that give us access to any personal information about you. Third-party cookies are ones that are not set directly by InspirED, but they may be dropped onto your computer by a third party when you use one of our websites, or do certain things on one of our websites.

 

As third-party cookies aren't set by us, we can't control how they work - but we can control which websites we choose to work with. We take your privacy seriously and we would never work with a website we don't trust. We use Google Analytics to help us improve our website. This analytic tool uses cookies that are not controlled by InspirED but which are active when you use many of our websites. Analytics tools help us collect information about how people, in general, use our websites. For instance, it helps us monitor how many people visit each page, how long people stay on each page, which search engines people use to find our website and which links are clicked on. Analytics data cannot be used to identify you, or to tell us what you did on our website. It is completely anonymous.

Informativa sulla privacy


1.    INTRODUZIONE

 

International School of Europe s.r.l., iscritta alla Camera di Commercio di Milano Monza Brianza Lodi, sede legale in via Manfredo Camperio 14, 20123 Milano (MI) Italia – C.F. 12932001006

International School of Europe s.r.l., in qualità di Titolare del Trattamento dei dati, prende in considerazione seriamente la protezione dei dati e le responsabilità nel trattare correttamente e legittimamente i dati personali. Siamo impegnati ad ottemperare agli obblighi legali e ad applicare i normali standard del settore nel raccogliere, trattare e conservare I dati personali.

Questa informativa sulla privacy fornisce informazioni dettagliate su come vengono trattate le informazioni che Lei ci fornisce. Qualora avesse qualsiasi domanda in relazione ai Suoi dati personali può contattare via email il nostro Responsabile della Protezione dei dati all’indirizzo dataprivacy@internationalschoolofeurope.it.

 

2.    OGGETTO DEL TRATTAMENTO

 

Trattiamo i dati personali di potenziali, precedenti ed attuali: alunni e rispettivi genitori; personale dello staff, fornitori e collaboratori/appaltatori; benefattori, amici e sostenitori; altri soggetti collegati alla, od ospitati dalla, International School of Europe s.r.l.

I dati personali che acquisiamo, trattiamo e conserviamo sono informazioni personalmente identificabili relative ad alunni e genitori, personale dello staff, fornitori e collaboratori/appaltatori, benefattori, amici e sostenitori. I dati personali trattati includono informazioni registrate vere e corrette e/o video ed immagini fotografiche riguardanti un soggetto. Per esempio, informazioni quali:

  • nomi, indirizzi, numeri di telefono, indirizzi email ed altri dati di contatto;
  • informazioni sulla famiglia;
  • registri accademici, disciplinari, registri di ammissioni ed altra documentazione riguardante l’istruzione, informazioni relative a speciali bisogni educativi, referenze, elaborati d’esame e valutazioni;
  • dati riguardanti l’istruzione ed il lavoro;
  • immagini, registrazioni audio e video;
  • informazioni finanziarie;
  • istituti scolastici precedentemente frequentati.

Altre tipologie di dati da noi acquisiti, trattati e conservati riguardano informazioni medico-sanitarie protette, informazioni sui precedenti penali ed altre informazioni sensibili relative ad un soggetto. Per esempio, informazioni quali:

  • dati che riguardano lo stato di salute o il servizio sanitario di uno specifico soggetto;
  • dati riguardanti i precedenti penali di uno specifico individuo;
  • dati biometrici;
  • razza o etnia;

 

3.    MODALITA’ DI RACCOLTA E TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

 

International School of Europe s.r.l. raccoglie i dati in diversi modi, tra cui:

  • personalmente e telefonicamente: da studenti e genitori, personale dello staff, volontari, visitatori, candidati a posizioni lavorative ed altri soggetti;
  • mediante documentazione elettronica e cartacea: incluse candidature di lavoro, email, fatture, moduli d’iscrizione, lettere spedite alla nostra scuola, moduli sul consenso, il sito web della nostra scuola od i suoi social media.
  • attraverso strumenti online: per esempio app ed altri software utilizzati dalla nostra scuola;
  • mediante telecamere a circuito chiuso installate nella nostra scuola;
  • attraverso terze persone, come referenti, precedenti scuole, professionisti o enti che lavorano con il soggetto;
  • per mezzo di risorse disponibili pubblicamente.

La nostra scuola ha in atto uno Standard di Protezione dei Dati per supervisionare l’effettivo e sicuro trattamento dei Suoi dati personali. Abbiamo diverse policy riguardanti l’utilizzo della tecnologia e dei dispositivi e l’accesso ai sistemi della scuola. Cerchiamo di assicurare che tutti i dati personali conservati siano il più possibile aggiornati ed accurati.

Il trattamento dei Suoi Dati sarà effettuato in conformità alle previsioni di cui al GDPR.

In particolare, il trattamento dei Suoi Dati sarà improntato ai principi di correttezza, liceità e trasparenza. I Dati saranno trattati in maniera adeguata, pertinente e limitata a quanto necessario al corretto svolgimento del rapporto di lavoro.

Il trattamento sarà effettuato mediante modalità manuale e/o cartacea e/o automatizzata, ed avverrà mediante strumenti idonei, per quanto di ragione e allo stato della tecnica, a garantire la adeguata sicurezza e la riservatezza tramite l’utilizzo di idonee procedure che evitino, tra gli altri, il rischio di perdita e di accesso non autorizzato.

In particolare, le operazioni saranno effettuate:

  • su supporto cartaceo e/o su supporto informatico;
  • da soggetti debitamente autorizzati all'assolvimento di tali compiti, opportunamente istruiti sulle previsioni previste dal GDPR;
  • in modo da impedire o ridurre al minimo i rischi: (i) di distruzione o perdita anche accidentale dei Dati, (ii) di accesso non autorizzato, (iii) di un trattamento non consentito e/o non conforme alle finalità previste all’art. 3;
  • nel rispetto dei limiti previsti dalle previsioni di cui alla Legge n. 300/1970 (cd. “Statuto dei lavoratori”).

 

4.    PURPOSES FOR WHICH WE PROCESS PERSONAL DATA 

 

International School of Europe s.r.l. tratta i dati personali per sostenere legalmente e legittimamente l’operato della scuola quale scuola indipendente. La nostra scuola raccoglie informazioni sugli studenti e le loro famiglie quando ciò sia necessario a:

  • selezionare e ammettere gli studenti;
  • educare gli studenti;
  • gestire le iscrizioni degli alunni agli esami pubblici;
  • fornire i resoconti accademici di ogni studente e la pubblicazione dei risultati;
  • fornire referenze per attuali e precedenti alunni;
  • sostenere il benessere sociale ed emotivo e la salute degli studenti;
  • sostenere la gestione operativa della scuola, tra cui l’amministrazione dei registri degli alunni; la gestione delle fatture, dei compensi e dei conti; la gestione delle proprietà della scuola; la gestione delle disposizioni di sicurezza (tra cui l’utilizzo di telecamere a circuito chiuso in conformità alle nostre Policy in materia di TVCC ed il monitoraggio dei sistemi IT e di comunicazione della scuola ai sensi di quanto previsto dalla nostra Politica di Utilizzo Accettabile); pianificazione e previsione di gestione; ricerca e analisi statistica; l’amministrazione e l’implementazione delle regole e delle politiche della scuola per gli alunni e il personale dello staff; la conservazione di archivi storici ed altri scopi operativi;
  • adempiere a requisiti legali;
  • adotta le misure necessarie per ridurre il rischio di danni ragionevolmente prevedibili agli studenti, al personale dello staff e ai visitatori (dovere di diligenza);
  • apportare ragionevoli adeguamenti e fornire supporto agli studenti con bisogni speciali;
  • fornire un ambiente lavorativo e scolastico sicuro e protetto;
  • comunicare con i genitori riguardo le materie scolastiche degli studenti e riconoscere gli sforzi e i risultati degli studenti;
  • mantenere il buon ordine e la gestione della nostra scuola;
  • promuovere la scuola attraverso il nostro sito web scolastico o i suoi social media, il programma della scuola e le altre pubblicazioni e comunicazioni rilasciate dalla scuola.

 

La nostra scuola raccoglie informazioni sull’attuale e potenziale personale dello staff e sui collaboratori/appaltatori quando ciò sia necessario per:

  • l’amministrazione dei registri del personale dello staff;
  • il reclutamento dello staff;
  • l’ingaggio di collaboratori/appaltatori;
  • l’amministrazione degli stipendi, delle pensioni e dei permessi per malattia;
  • valutazione del personale dello staff;
  • procedimenti disciplinari;
  • amministrazione dei registri delle risorse umane;
  • fornire referenze.

 

5.    DURATA DELLA CONSERVAZIONE DEI DATI PERSONALI

Conserviamo i dati personali esclusivamente per motivi legittimi e legali e solamente fino a quando ciò sia necessario o richiesto dalla legge. Qualora avesse qualsiasi domanda in relazione alla conservazione dei suoi dati personali può contattare via email il nostro Responsabile della Protezione dei dati all’indirizzo dataprivacy@internationalschoolofeurope.it.

6.    DIRITTI DELL’INTERESSATO

Ai sensi della Legge in materia di Protezione dei Dati (GDPR), Lei possiede particolari diritti con riferimento alla raccolta, al trattamento ed alla conservazione dei Suoi dati personali. Ciononostante, tali diritti sono soggetti a determinate deroghe e limitazioni.

Lei ha diritto a:

  • avere accesso ai dati personali che noi conserviamo e che La riguardano e ad averne comprensione;
  • avere accesso ai dati personali che noi conserviamo e che riguardano Suo figlio e ad averne comprensione;
  • richiedere che i dati personali che noi conserviamo e che riguardano Lei e/o Suo figlio siano cancellati (il presente diritto è soggetto a limitazioni ed eccezioni qualora ci siano motivi legittimi per conservare tali dati);
  • richiedere che i dati personali che noi conserviamo e che riguardano Lei e/o Suo figlio siano modificati;
  • richiederci di interrompere il trattamento di tali dati (il presente diritto è soggetto a limitazioni ed eccezioni qualora ci siano motivi legittimi per continuare il trattamento di tali dati indipendentemente dal consenso).

Qualora avesse qualsiasi domanda in relazione ai Suoi diritti, può contattare via email il nostro Responsabile della Protezione dei dati all’indirizzo dataprivacy@internationalschoolofeurope.it. Qualsiasi richiesta relativa ai dati che noi conserviamo e trattiamo e che La riguardano deve essere formulata per iscritto.

 

7.     RICHIESTA DI ACCESSO DELL’INTERESSATO

Ai sensi della Legge in materia di Protezione dei Dati, Lei ha il diritto di richiedere le informazioni o di richiedere che le informazioni che noi conserviamo e che riguardano Lei e/o Suo figlio siano cancellate senza incorrere in alcun costo. Noi siamo obbligati solamente a fornire le informazioni che riguardano Lei ed Suo figlio (in base alla custodia legale). I genitori possono richiedere i dati per conto del loro figlio tuttavia, a seconda della loro età, anche gli studenti possono inoltrare un modulo di Richiesta di Accesso dell’Interessato per ottenere i propri dati. L’accesso ai dati personali appartenenti a Suo figlio può richiedere il consenso di Suo figlio nel caso in cui egli abbia un’età per la quale gli è possibile comprendere le implicazioni di una tale richiesta. Qualsiasi richiesta di accesso ai dati è, comunque, soggetta a particolari deroghe, limitazioni o obblighi contrattuali. I dati che appartengono a, o che identificano, altri soggetti sono esclusi dal diritto di accesso e saranno soggetti al segreto professionale. Non ci è consentito rivelare informazioni confidenziali che siano correlate allo scopo di fornire istruzione, esami o di fornire elaborati d’esame a enti o soggetti esterni. Non siamo autorizzati a rivelare informazioni confidenziali di alcun soggetto appartenente al nostro personale.

Qualsiasi richiesta relativa ai dati che noi conserviamo e trattiamo e che riguardano Lei o Suo figlio deve essere formulata per iscritto. Il modulo di Richiesta di Accesso dell’Interessato può essere ottenuto dal nostro Responsabile della Protezione dei dati inviando una email all’indirizzo dataprivacy@internationalschoolofeurope.it. La Legge in materia di Protezione dei Dati ci permette di fornire una risposta a tali richieste scritte entro un mese di calendario. Eccessive richieste o richieste simultanee per la stessa informazione possono richiedere un onere amministrativo o essere respinte quando la Legge in materia di Protezione dei Dati lo consente.

8.    CONSENSO

Ai sensi della Legge in materia di Protezione dei Dati, noi siamo obbligati ad ottenere il consenso per poter trattare i dati personali di un soggetto. Tale obbligo è, tuttavia, soggetto a limitazioni ed eccezioni qualora vi siano legali e legittime ragioni per trattare tali dati, al fine di sostenere l’operato della scuola, in qualità di scuola indipendente, o di ottemperare ad obblighi contrattuali e legali, indipendentemente dal consenso. La nostra scuola, quando raccoglie informazioni che La riguardano, adotta le misure necessarie per avvisarLa in merito a determinati argomenti, tra i quali rientrano lo scopo del trattamento e le modalità di accesso, aggiornamento e correzione delle informazioni conservate che La riguardano. Quanto alle informazioni riguardanti gli studenti e le rispettive famiglie, un modulo per il consenso è fornito ai genitori (o agli studenti maturi) al momento dell’iscrizione. In taluni casi, noi potremmo spedire separate richieste di consenso utilizzando:

  • moduli di consenso su supporto cartaceo;
  • moduli di consenso su supporto elettronico;
  • moduli di richiesta digitali per ottenere il consenso.

 

9.    AGGIORNAMENTI DELL’INFORMATIVA SULLA PRIVACY

International School of Europe s.r.l. aggiornerà nel corso del tempo la presente Informativa sulla Privacy. Qualsiasi cambiamento sostanziale che possa incidere sulle modalità di trattamento dei Suoi dati personali sarà notificato sul nostro sito web. La presente Informativa sulla Privacy deve essere letta congiuntamente alle altre policy ed a qualsiasi termine e condizione contrattuale della scuola.

 

10.    MODALITA’ DI ESERCIZIO DEI DIRITTI

Per far valere i Suoi diritti, Lei potrà in qualsiasi momento inviare una richiesta, indicando in oggetto “Privacy – esercizio dei diritti Privacy”:

Resta inteso che, laddove la richiesta di accesso sia presentata mediante mezzi elettronici, le informazioni potranno esser fornite in un formato elettronico di uso comune.

La informiamo, da ultimo, che qualora ritenga che i Suoi diritti siano stati violati dal Titolare del Trattamento dei dati, dal Responsabile della Protezione dei dati, da un Responsabile, da un Incaricato o da un terzo, Lei ha il diritto di proporre reclamo al Garante della Privacy e/o ad altra autorità competente in forza del GDPR.

11. COOKIES POLICY
InspirED utilizza i cookie sui propri siti Web per fornire funzionalità avanzate e migliorare l'esperienza dell'utente. I cookie sono piccoli file di dati che vengono inviati dal nostro sito Web al computer o al telefono cellulare. Sono memorizzati sul disco rigido del dispositivo. Alcuni sono conservati solo per la durata della vostra visita al sito, altri sono conservati per periodi molto più lunghi. Per ulteriori informazioni sui cookie in generale, si consiglia di visitare il sito web About Cookies http://www.aboutcookies.org.uk/

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